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企业CIO该如何激励自己项目组成员?


  所有的管理中,人的管理是最难的。 想了解每一个人的需求,谈何容易!想要激励他们,就要在了解的基础上,尽力提供他们想要的。 可是,他们到底想要什么呢?陈新困惑了……
  
  已经是晚上9点多了,永安汽车集团公司的信息部依然亮着灯,公司的CIO陈新还没有走。 近来,他有些心烦,为着公司的ERP项目。 永安汽车集团是一家生产公交用车的中型制造厂,公司在当地也算是小有名气,各方面都走在行业的前列。 信息技术的应用自然也不例外了,从办公自动化,财务软件的应用,到技术开发部的“甩图板”工程,一直都是市里的信息化示范企业。
  
  公司老总算是接受新生事物比较快的领导,对IT部门的重视也是有目共睹。 看到一个个项目的成功应用,尝到甜头的他在去年年底的年度规划会议中,提出了要在公司范围内全面推行计算机管理,提高公司的整体管理水平,要求信息部在今年一定要完成ERP项目的实施工作。
  
  在信息部打拼了三年多的陈新,早已成为信息部的技术骨干。 刚好前任有新的任命,陈新就顺理成章地成为新任CIO。 刚上任的他,自然想在新的岗位上有所建树。 对于公司老总交与的如此重大的项目,他充满了激情,也投入了自己全部的精力。
  
  从项目的调研,软件与实施咨询商的选择,他都亲力亲为。 他不但自学了很多ERP方面的知识,还到其他兄弟单位去考察。 可情况并不很乐观,几乎所有的公司都遇上了这样那样的问题,陈新暗暗下决心,一定要把这个项目做好,在行业内树立一个典型。
  
  功夫不负有心人,公司的ERP项目在5月份终于正式启动。 陈新作为项目负责人,和实施咨询商的项目经理一起,组建了项目实施小组。 项目小组除了实施方派出的咨询专家,主要由各相关部门抽出的技术骨干,对部门流程熟悉的人员组成,当然,信息部的所有IT人员也加入了这个实施小组。
  
  一切都还顺利,项目按照进度紧张而有序地进行着。 转眼到了项目原型的最终确认,基础数据的准备和转换阶段,离计划11月份系统试运行还有2个月的时间了。 这时候,陈新才发现,数据准备小组的情况不容乐观。 数据量大,基础数据混乱,而且系统对数据的准确性、完整性要求都很高,需要花费大量的人力去整理。 如果没有数据,系统如何运行得起来?
  
  为了不影响项目进度,陈新决定让项目小组中其他模块的实施人员,IT技术人员都加入了数据准备组,临时又从其他部门抽调了一些人员。 这下,项目小组从起初的12人增加到20人。 并且制订了详细的工作目标,当天的任务必须当天完成。 这样持续了二周,项目小组都处于满负荷的工作状态,加班加点成了每天的习惯。 早则晚上7、8点,晚的时候甚至过12点。
  
  小组成员开始怨声载道,特别是那些年轻的技术人员,每天面对这样枯燥的工作,既不是他们的兴趣所在,还学不到什么新的知识,哪里受得了?倒是那些后加入项目组的,学习兴趣浓郁,工作积极认真,特别是有几个负责仓库数据的员工,年龄偏大,知识层次低,但虚心好学,每天加班都没有怨言。
  
  陈新为激励项目组成员,也算是绞尽脑汁。 他明白要调动起每个人的积极性,让他们主动去做好自己的工作,承担起职责来,才能事半功倍。 为此,他专门向老总申请了专项经费,用于支付加班费,以及提供餐点、饮料等,还在定期的项目小组会议上,向大家许诺项目成功后,会依照每个人的工作业绩进行奖励,这多少起了些作用。
  
  可是时间一长,面对各种各样的困难和压力,有些人情绪又有波动,这种情绪会很快传染到项目组的其他成员身上。
  
  比如今晚,其实工作还没有完成,但陈新看着一张张无精打采的脸,索性早早地就让他们回家了。 他觉得,他们需要放松一下,他自己,也需要好好地休整一下。 这一段,总是忙于救火,解决突然冒出的各种问题,他都很久没静下来想一想了。
  
  是啊,所有的管理中,人的管理是最难的。 最重要的,是人心很难揣测,而且也是多变的。 想了解每一个人的需求,谈何容易呵!想要激励他们,就要在了解的基础上,尽力去提供他们想要的。
  
  如果工作能满足他们的愿望时,他们就一定会主动地去做好每一件事。 可是,他们到底想要什么呢?是要物质的激励还是精神的奖励?是经济收入?是安全感?是职位?是未来的发展?还是自我价值的实现?
陈新困惑了……
  
  激励的关键是激发内趋力
  
  在项目开展过程中,常常由于项目成员拒绝服从指示等事情困扰了很多负责ERP实施的项目管理者。
  
  项目团队管理一直是一个世界性的课题,关于此方面的论述也非常多,可谓见仁见智。 一般认为,将肩负参与项目运作的团队成员按照特定的模式组织起来,协调一致,以实现预期项目目标的持续不断的过程称为项目团队管理。 项目团队管理的好坏将决定项目实施在多大程度上的成功。 ERP实施项目更是如此。
  
  然而在项目开展过程中,常常由于项目成员不愿做额外的工作或者加班,不能按时达到标准。 迟到、早退或旷工,拒绝服从指示等事情困扰了很多负责ERP实施的项目管理者。
  
  为什么会这样呢?我们认为主要有以下几个原因。
  
  ERP项目是个苦差
  
  企业ERP系统是通过信息技术这一手段,把优秀的、规范的管理固化下来,同时也通过信息技术的革新带动管理的进一步优化。 在这其中,信息技术与企业管理是有机结合的,并相辅相成,进而达到合理配置企业资源、降低成本、提高生产效率。 最终加强企业的核心竞争力,以实现利润最大化。 因此ERP项目实际上是一项大的变革工程。
  
  国内外大量研究表明,对变化的抵触是人的本性之一。 变革带来的利益改变或冲突使人对变革的抵触加剧,主动接纳变化、偏好变革的人相对而言属于少数。 因此涉及管理变革的项目一般都会阻力重重。
  
  另外ERP项目实施一般周期不超过一年或更短,而在如此短的实施期内要进行项目管理、总体业务蓝图、流程设计、硬件搭建、软件系统设计、业务案例测试、数据准备、文档编写以及培训宣传等各项工作,这些工作相互依托、错综复杂,其实施难度可想而知。 因此参与ERP项目的成员需要具备较高的知识、技能与意志品质。
  
  项目团队的成分复杂
  
  ERP项目的实施必然会涉及到企业管理的方方面面,譬如:销售管理、财务核算管理、采购管理、存货管理、生产管理、人事管理、成本管理等。 而这些管理又是通过企业的各个组织单元或各个部门互相协同来完成的。 即,实施ERP项目绝不是企业信息技术部门可以独立完成的,它必须是由企业实施各项管理职能的相关部门与企业IT部门共同来完成的。
  
  因此参与到ERP项目实施的成员是由各个相关部门的关键人员共同组成,通常该团队还会包括外部咨询机构的人员。
  
  人员层次参差不齐是必须面对的现实,这必然导致项目成员难以管理与激励。 由于项目小组里的成员来自不同的部门,非常习惯站在各自部门的角度提出问题以及解决方案。 因此,项目组的协调工作难度巨大,经常会出现由于工作开展时总是沟通再沟通,但是意见始终不统一,使整个项目停滞、计划延迟,甚至项目瘫痪。
  
  交叉管理需磨合
  
  ERP项目组毕竟是一个临时搭建的组织,项目实施一般不超过一年,它只为项目目标而存在,因而不可能成为一个长期的部门。 因此,参与ERP项目实施的人员对项目组明显缺乏归属感。 同时项目成员来自不同部门或单位,既受到项目组的管理也受到原部门领导的管理,这种状况将使归属感更为减弱。
  
  另外项目管理团队是新成立的组织,项目组成员之间的协作一般需要依次经历初创期、磨合期、规范期、成熟期和解散期等阶段的磨合。 这在一定程度上也增大了激励的难度。
  
  那么如何才能使团队活起来呢?以下措施或许能带来一些启示。
  
  好“头儿”的背后是好方法
  
  由于ERP项目的复杂性,项目成员的选择是项目成功与否的前提。 从上述案例可以看出,项目总监的人选本身就有些差强人意。 作为ERP实施的项目总监不仅需要具备丰富的IT知识,更需要具备丰富的管理经验以及较强的沟通协调能力,还需要具备一定的权威性。
  
  而一般企业里的IT部门非强势管理部门,其领导者自身的权威性就显不足。 同时从材料上可以发现,项目总监陈新的信息化技术背景较强,而管理经验不足,作为总监的人选并不完全适合。 其作为项目总监需要得到更具权威性的领导者的指导。
  
  除总监外,项目其他成员的选择也需要慎重,除了IT技能与工作经验外,成员的意志品质、沟通协作能力、务实的态度是选择的主要方面。 有经验的项目经理都知道,满意的项目成员组成的团队预示着项目已成功了一半。
  
  将目标与责任合理分解
  
  任何ERP项目的开展都是分步进行的。 阶段性目标与责任的分解是否合理、计划制定是否可行会直接影响项目的进程与成员的工作绩效,从而影响项目成员的工作热情。
  
  如果项目成果经常无法按期完成,项目成员的工作安排苦乐不均,怎么能不使他们产生怨言。
  
  本材料中,前期数据收集没有按期完成,计划与实际差距很大,主要原因就是前期的工作安排不合理,没有充分意识到数据收集的艰巨性,人力分配也不充足。
  
  经验表明,合理的目标分解与计划安排能够使项目成员减少挫折感,增强工作的信心与成就感,其激励效果远大于经济上的刺激。 然而合理的目标分解需要项目总监的丰富经验以及合理的计划制定技能。 这方面很多项目管理的专业书籍都有论述,这里就不再讨论。

  及时检查纠偏,合理考核
  
  一般而言,计划赶不上变化的状况在任何项目上都会存在。 因此定期检查,及时纠偏成为了项目管理非常重要的一环。 本案例中,基础数据收集无法按时完成的情况一个月后才被发现,说明该项工作没有及时受到检查,否则计划的调整早就开始了,不会造成过大的计划执行偏差给项目成员带来的心理挫折感。
  
  另外ERP项目实施的参与者,除了IT人员外,其他人员一定是自身的岗位工作与项目工作齐头并进。 于是关键问题就在于,如何保证这些人对项目工作非常投入,而且保证项目工作的顺利开展。
  
  这就要将其所担负的项目工作纳入到其绩效考核中,让他意识到项目工作并不是可有可无的,是与其本职工作同等重要的。 从上述材料看,项目成员工作的考核并没有清晰提出,是否合理也无从得知。
激励别僵化
  
  光有考核是不行的,否则只会对实施者产生被动甚至抱怨的感觉。 如果工作量超负荷,实施者很容易造成破罐破摔的心理。 因此,还需要有激励的手段。 将项目工作完成的好坏直接与个人收益挂钩是最常见的激励手段。 但仅有经济激励是不够的,一些非经济激励措施如:高层领导直接关注、单独设立项目奖励基金、升职、延长带薪休假、给予培训深造的机会等运用会很好地激发团队成员的工作热情。
  
  这样,团队成员就会从被动无奈中转变成主动投入,而且将会对工作发挥创造性作用,如果这方面进展得较为顺利,那么这支队伍已具备了一个良好的基础环境。
  
  让“文化”帮忙
  
  虽然项目实施团队是一个临时性组织,但也需要塑造良好的文化。 实践证明,创造一种开放和自信的气氛,使全体团队成员有统一感和使命感,鼓励项目成员形成沟通协作的文化是一些成功项目团队制胜法宝。
  
  由于ERP项目的实施存在着许许多多“知与行”的矛盾,甚至有的工作将会反复,每个参与实施的人都可能随时遇到挫折,如果这样的情绪不及时进行调整,在队伍中弥漫,项目实施可以说是“风中之烛”,有随时熄灭的危险。
  
  因此良好的文化可以增强团队凝聚力与个人成就感提升项目成员抵御挫折的能力。 营造项目团队文化的方式较多,譬如说利用业余时间开个沟通会或者组织去户外进行集体游玩,使得大家相互充分了解,甚至成为朋友,这将会使得团队成员之间更加紧密,产生一定的归属感。
  
  另外,尽量组织一些类似团队拓展之类的活动,比如:跨越高空断桥、高空抓杠、野外求生、挪汽油桶等等,通过这些活动使大家增强自信、打消挫折感,更加相信集体的智慧与团队的力量。 同时,团队的凝聚力也就形成了。
  
  另一方面,需要组织专人对项目进展情况、项目实施的艰辛、实施者的奉献精神,以及项目已经取得的点点滴滴成果等各方面,在企业内进行广泛宣传,这样一方面可以使得企业内的所有人及时了解ERP项目的情况同时给予相应的支持,更重要的是使项目成员产生很强的成就感。
  
  当然,使项目团队活起来还有很多其他好的方法或方式,在此并不一一表述,希望以上所提到的几点,能为即将实施ERP或正在实施ERP的企业带来启迪与帮助。
  
  大处着眼 小处着手 深处用心
  
  如果有人用令人兴奋的方法工作并获得超越的待遇,团队就有了典范; 如果人人采用卓越的方法工作,团队也一定会成为典范。
  
  CIO陈新遭遇的激励问题,从表象出发是一个如何管理人的问题,其实质仍然属于企业文化建设的核心层—精神文化建设。 作为活跃在企业信息化前沿,掌管企业第一流才智队伍的CIO,应当不断学习激励理论,掌握激励艺术,提升自己激发他人产生行动内驱力的影响度,使所有下属成为他的忠实拥护者。
  
  做好预案是个好办法
  
  CIO首先受到下属关注的是他在项目管理方面具有个性化的才能,是他在实现项目管理过程控制中的时间表。 因此在项目前期论证、确定技术方案时,应当精心策划,做好各种预案,有备而来地解决“数据整理”等问题。 一旦出现意外,不可以“无条件增援”,而是需要查阅工作纪录,信赏必罚,项目组成员也应当习惯来自组织的问责。
  
  拆分任务 多次激励
  
  在项目的实施过程中,即使计划十分周密,出现突击性的加班加点也是不可避免的。 “大事化小”很有必要。 也就是说把需要很多人突击很长时间的工作任务,分解成阶段性的小任务。 每完成一个目标都要庆祝一下,休整总结一下,满足大家的成就感。 否则,过犹不及。
  
  某公司做汽车开发项目大干了三年,老板说如果一开始就要大家大干三年,可能人人带着厌倦情绪上阵,有些人恐怕早就离开了。 拆分成一个个阶段,穿插几个大干100天,文武之道一张一弛,结果就完全不一样了。 三年过后,参与这个项目的人仍然满怀自豪。
  
  贴心关心是最好的激励
  
  加班费、供餐、饮料、奖金固然重要,但不可能解决人们感受到的各种压力。
  
  某公司的一位高级程序员技术高超,工作认真,但平时不爱说话,基本不参加公司组织的活动,也不愿意在节假日加班。 经过人力资源部了解,他母亲患癌症已进入晚期,全靠他和老父亲照料。
  
  了解到这个情况后,主管领导及时探望了他的母亲,并为他单独提前兑付了奖金。 这位开发人员深受感动,在征得同意后将一部分工作带回家中,通过公司内部网络完成,有力地支持了整个项目进展。
  
  该公司每年都在内部网络上做1~2次员工满意度调查,员工可匿名自由发表意见,由人力资源部归纳分析,用于调整公司激励方向,导引员工精神需求并适时出台相关人事政策。 例如:内购房屋、购买自产品优惠,比较宽松的员工有薪病假、女工产假补贴,热情洋溢的节日,生日祝贺,赠送子女保险,乃至对办公环境、信息化设备、办公用品的人性化配备等等。 让员工处在“阳光”普照之下。
  
  让员工敢于放言
  
  致力于提高组织的生产力,其实更重要的是管理人员应当认识到,只为一个雇主稳定工作的时代早已成为过去,工作本身已经给人们创造了极大的选择空间。 因此必须破坏那些官僚的程序和规则,然后重建一个新的基础平台。
  
  这个新的基础平台就是建立通畅的沟通渠道,沟通是人性的本质所在。 管理者应该打破交流的界限,关注对交流的协调。
  
  与其自己困惑,不如推倒人与人之间的各种高墙。 可以通过网聊、论坛、会议、聚餐、郊游、唱歌等正式或非正式地沟通,让下属有机会谈真实的想法,真正参与到正在进行的重要工作中来。
  
  如果只喜欢好看的图表和逢迎的话语,其结果一定是:下属们违背了自己的意愿,不再提看法和意见,不再对上司的动员和激励感兴趣。
  
  如果沟通是顺畅的,自动自发就会形成一种氛围。 如果有人用令人兴奋的方法工作并获得超越的待遇,团队就有了典范;如果用令人兴奋的方法是卓越可行的,团队就可以用作示范;如果人人采用卓越的方法工作,团队也一定会成为典范。
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