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人力资源管理审计程序简介


当下越来越多的企业意识到“人”的崇高价值,企业间人才的竞争归根到底是企业对人力资源管理的竞争。那么企业人力资源管理方式、程序、政策等,细化到人员的招聘、测试、甄选、配置、新员工上岗培训管理人员开发、工作绩效评价、工资薪酬福利、员工安全及离职等方面的程序究竟如何?是否达到了对人才的合理利用及管理的目标?这些问题的提出使人力资源管理审计进入企业管理着的视野。
人力资源审计简单来说可以理解为将人力资源作为一项会计要素纳入会计核算体系,可以客观真实地反映出企业在人力方面的投资状况、拥有的人力资源价值状况以及人力资源价值的运动信息,进而对组织的人力资源管理作出适当评价,帮助企业明确自身所缺失或需要改进的功能。由此可以看出人力资源审计对企业发展有重要作用,如何进行人力资源的审计工作呢?以下操作程序供企业学习借鉴。
人力资源审计程序可以分为准备阶段、现场阶段、报告阶段三大部分。
一、准备阶段  
当公司计划不借住第三方而进行人力资源审计后,应该先进行相应的准备工作,组织对审计领域有充分了解的人员组成审计小组,对审计的范围、方法和时间进行讨论,除此之外还应该从以下几点进行准备:获得和讨论任何和人力资源有关的材料;考虑在计划和执行审计阶段与人力资源专家讨论的必要;和审计组其他成员讨论他们在这个领域已经完成的工作;了解人力资源最佳实务,查阅以前有关该领域的人力资源方面的审计报告;查阅永久的政策和程序,例如书面的规定,以获得全面的了解;制定包括审计范围、途径和时间在内的通知书,以及具体的文件需求清单(现存的人力资源政策和程序的拷贝、组织结构图和流程图、新雇员的名单、 离职员工名单、进入人力资源系统的用户名和密码、查阅人事档案的权限等)的形式发给恰当的联络人,获得清单内容。   
二、现场阶段
根据要审计内容的不同具体分为,员工记录审计、薪酬福利审计、绩效审计、培训发展审计、人力资源整个系统审计等。审计的内容可能由所不同,基本程序是相同的。以招聘环节的审计为例,应该首先了解公司的招聘流程,在此基础上可以对以下进行确定/询问,如是否使用了新雇员每个新员工是否都完成了相应招聘或入职表格?目前采用的职位说明书是否为符合公司发展的最新版本?空缺职位信息是否在内部公开,还是在互联网上?等问题。对离职环节的审计可以向人力资源部门确定/询问如何知晓员工的离职/辞职?离职信息如何传递到工资部门?当前的人员流动率是多少?人力资源部门开展离职面谈吗,或者离职后的面谈?是否有程序保证所有大额的借出的资产(例如笔记本电脑,公司信用卡)在员工离开之前全部收回?人员流动率是否过高?等问题。薪酬福利审计的话,可以向薪酬主管确定/询问有什么措施可以保证发给员工的报酬没有超过规定的金额?有没有定期与市场薪水进行比较?薪资调查是最新的吗?查阅按照薪水级别排列的薪水清单,是否在薪水级别上有重要的不公平或支付的薪水超出了合理的范围?等问题。对于绩效的审计可以确认/询问采取了何种绩效评估系统,是自动的还是其他方式?是否以年度的评估来决定薪水?是否有正式的稳定的程序?主管是否被训练以有效地对他们管辖内的员工进行评估?自下而上的反馈有用吗?实行什么样的评估方法?等问题展开。对公司培训及劳务关系的审计则可以围绕人力资源部门职员的技能和资格如何?他们是不是属于多面手进入人力资源部门由没有经过专门的训练?其他公司如何管理人力资源,有可以做基准比较的机会吗?有正式的培训和发展计划吗?员工可以接受所有可以使他们在工作中更有效的培训吗?等进行。在询问之后,都要对相应样本进行抽查,以检验实际操作如何。从这些问题的询问及实际检查中便可以发现企业在哪些地方还有所欠缺,对以后人力管理进行很好的改进。
三、报告阶段
人力资源审计现场阶段结束后,应以较高视角将公司现状在与其他公司或本公司过去人力资源管理进行对比分析,描述目前人力资源流程,评价目前人力资源管理的效率和效果,识别公司人力管理中存在的问题,与公司高层及相关部门进行沟通,总结制定相应措施以更好的发挥公司人力资源潜力。一般的人力资源审计报告主要包括公司人力基本情况(公司部门数量、员工总数、员工工种,学历、全年离职率、薪酬满意度等);审计发现(哪些地方做的比较好,哪些地方有所欠缺);根据审计发现提出的审计建议。
当然,公司也可以邀请外部第三方如人力资源管理咨询机构、人力资源研究机构等介入人力资源的审计,这需要根据公司发展具体情况进行选择。
但是不管选择哪种方式进行,人力资源审计都是围绕经济性、效率性及效果性进行的,即实际人力资源投入与预计人力资源投入相比较是节约还是超支、是获利还是入不敷出,是理想还是不理想,其总的目标都是为实现公司战略目标服务的。随着经济的发展,相信人力资源审计会得到越来越多企业的重视。
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