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防范应收账款风险的三道“防火墙”


物流企业在社会经济中的中介地位和特有的经营模式,决定了其在买方市场的大环境下以赊销作为其经营的主要方式和管理的重要内容。 在现有的条件下应收款项所有权属于企业,但其主动权往往由债务单位控制。 因此,应收款项已演变成了一种财务风险。 企业的应收账款居高不下,其实质就是潜在的坏账“黑洞”。


    据国家统计局统计,我国企业平均无效成本是销售收入的14%.这意味着一个销售额在1亿元的企业,仅坏账、拖欠款损失和管理费用三项就白白耗掉了1400万元。 据中国物流信息中心披露,2003年,我国物流产业继续保持高速增长,但物流总成本却有待降低。 2003年全社会物流总值达295437亿元,同比增长27%(按现价计算),明显高于同期GDP的增长速度。 全社会物流总成本为24974亿元,同比增长13.6%,较同期物流总值27.5%的增长速度低13.9个百分点。 其中:管理成本为3570亿元,同比增长7.3%.在物流企业的管理成本中,绝大部分为企业赊销商品(应收账款)的代价。 因此,对物流企业而言,加强应收账款管理已成为当务之急。

    面对应收账款的风险,物流企业可通过信用管理体系设立三道“防火墙”,防范风险。

    第一道“防火墙”

    事前评估

    企业在设定某一新客户的信用标准时,往往先要评估它赖账的可能性,即它的信用品质。 这可以通过“五C”系统来进行监控评估。

    1.品质[Character].即履行偿债义务的可能性。 企业必须设法了解顾客过去的付款记录,看其是否具有按期如数付债的一贯作法,与其他供货企业的关系是否良好。 这一点经常被视为评价顾客信用的首要因素。

    2.能力[Capacity].能力指顾客的偿债能力,即其流动资产的数量和质量以及与流动负债的比例。 主要通过客户的会计报表这个商业语言,即资产负债表中的资产负债率、流动比率、速动比率、现金比率进行分析。 顾客的流动资产越多,其转换为现金支付款项的能力越强。 同时,还应注意顾客流动资产的质量,看是否会出现存货过多过时质量下降,影响其变现能力和支付能力的情况。

    3.资本[Capital].资本指顾客的财务实力和财务状况,表明顾客可能偿还债务的背景。 主要通过客户资产负债表中的实收资本(注册资本),以及资产总额进行分析。

    4.抵押[Collateral].企业签订赊销合同时附有抵押条款。 当顾客拒付款项或无力支付款项时能被用作抵押的资产。 这对于不知底细或信用状况有争议的顾客尤为重要。 一旦收不到这些顾客的款项,便以抵押品抵补。 对此需关注:其一,资产负债表中的“其他长期资产”项目的数额,防止冻结资产。 其二,分析会计报表附注,防止已被抵押过的资产充数。

    5.条件[conditions].条件指可能影响顾客付款能力的经济环境。 比如,万一出现经济不景气,会对顾客的付款产生什么影响,顾客会如何做,等等。 这需要了解顾客在过去困难时期的付款历史。 用“四比”方法分析,即企业的实际与其过去、最好水平、预算水平、行业平均水平的比较。

    在企业了解一个潜在客户相关的信用资料并认为值得与其合作且风险在可控的范围内之后,才会进一步商谈合作的意向和合作的具体条款。
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然后通过企业规定的合同审批流程,各部门在明确的职责范围内对合同和客户进行综合评审。 例如,运营部将从收益的角度对合同的价格、毛利率等进行评估,如果认为没问题,运营部经理签字确认;第二步交由财务部审查,主要是评估回款周期是否合理,如果没问题,由财务部经理签字确认后交给销售部进行下一个环节的审查;销售部对此进行法律风险评估,主要审查合同条款有没有法律陷阱,是否公平,万一不能合作,退出的风险和退出成本有多高,由销售部经理签字确认后交给主管副总经理审查,最后由总经理审查确认。 三个部的部长和两位正副总经理共同组成合同管理委员会,对于合同可以“一票否决”,除非重新与客户沟通,争取调整相应条款以有效控制企业的财务风险。

    第二道“防火墙”

    事中监控

    一般是在合同执行三四个月后进行,通过各部门组织的跨部门评估小组对该客户进行综合评估,对于价格偏低导致毛利贡献不理想的客户,企业一方面检讨自己成本控制是否有效,另一方面对于确实没有合理毛利贡献的客户,果断终止合作。

    在合同执行过程中,财务部门根据客户的业务量和信用情况授予一定的信用额度,并随时对客户信用情况给予监控。 如果应收账款达到这个额度而客户没有及时付款,就必须督促客户付款并停止向该客户提供物流服务。 为保险起见,在合同执行的过程中,财务部门每周都会以内部催款通知书的形式,通知客户经理和分公司的负责人其负责的客户的欠款和信用状况,并提醒重点关注接近信用限度的客户的动态和经营状况。

    收集和整理反映客户信用状况的有关资料是企业应收账款日常管理的基础,是正确评价顾客信用的前提条件。 信用监控的方法有两种:

    1.直接监控法。 包括:定期拜访大客户,了解经营状况,每月进行应收账款确认;通过函证、电话查询等。

    2.间接监控法。 包括:①财务报表解读。 客户的财务报表,是其信用资料的主要来源。 因为通过财务报表分析,即通过资产负债表、利润表、现金流量表,以及会计报表附注(如8项减值准备的情况)等,基本上能掌握一个企业的财务状况和盈利状况。 ②信用评估机构咨询。 世界上许多国家都有信用评估的专门机构,这些机构会定期发布有关企业的信用等级报告。 目前,我国的信用评估机构有三种类型;一是独立的社会评估机构;二是中央银行负责组织的评估机构,一般吸收商业银行和各部门的专家进行评估;三是商业银行组织的评估机构。 专门的信用评估机构评估方法先进,评估调查细致,可信度较高。 ③法院、检查院、纪检机构的揭示。 目前,我国法院、检查院、纪检机构已加大对信用不佳的单位或个人追查和惩处力度,并在媒体上披露。 ④其他机构披露。 如财税部门、工商管理部门、证券交易所、消费者协会、会计师事务所,以及企业的主管部门等。 例如,目前,我国工商管理部门已启动“企业信用档案”,可上网查询。

    第三道“防火墙”

    事后跟踪

    1.实施对应收账款回收情况的分析与监督。 可以通过以下方法实施对应收账款回收情况的分析与监督。

    (1)采用ABC分析法。 即重点管理法(抓住重点,照顾一般)。 把金额较大、欠款期限较久的应收账款列为管理重点。 将最危险的客户往前排。

(2)账龄分析法。 简单讲,账龄分析表是一张能显示应收账款在外天数(账龄)长短的报告,利用账龄分析表,对可能发生的坏账损失,提前做出应对准备,充分估计这一因素对损益的影响。

    (3)财务指标分析法。 分析应收账款周转率和平均收账期,看流动资金是否处于正常水平,借以评价应收账款管理中的成绩与不足,并修正信用条件。

    (4)清欠预算管理及快报。 即年初销售部门会同会计部门作好清欠预算,每月或每旬由销售部门或会计部门出列清欠报告,检查和分析清欠情况。 据此,向销售部门及时发布客户状况预警(周转天数超过XX天),并建立信用高风险名单,进行定期跟踪。

    2.制定有效的收账政策。 当前,虽然是买方市场,买方仍需要优秀的物流供应商为其服务,尤其是现代物流企业与客户的关系已经不是简单的买卖关系,而是长期的合作伙伴关系,甚至是战略合作伙伴关系,物流企业只要提高自己的竞争力,就可以提高与买方谈判的能力,在客户评审的应收账款风险方面,就会比较主动。

    企业对不同过期账款的收款方式主要包括:

    (1)对过期较短的顾客,不予过多地打扰,以免将来失去这一市场。

    (2)对过期稍长的顾客,可措辞婉转地写信催款。

    (3)对过期较长的顾客,频繁地信件催款并电话催询。

    若客户确实遇到暂时的困难,经努力可东山再起,企业可帮助其渡过难关,以便收回账款。 一般做法为进行应收账款债权重整:接受欠款户按市价以低于债务额的非货币性资产予以抵偿;改变债务形式为“长期应收款”,确定一个合理利率,同意用户制定分期偿债计划;修改债务条件,延长付款期,甚至减少本金,激励其还款;在共同经济利益驱动下,将债权转变为对用户的“长期投资”,协助启动亏损企业,达到收回款项的目的。

    (4)对过期很久的顾客,可在催款时措词严厉,如客户已达到破产界限,则应及时向法院起诉,以期在破产清算时得到部分清偿。 在采取法律行动前应考虑成本效益原则,遇以下几种情况则不必起诉:诉讼费用超过债务求偿额;客户抵押品折现可冲销债务;客户的债款额不大,起诉可能使企业运行受到损害;起诉后收回账款的可能性有限,等等。
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由于是买方市场,信用资料的收集是困难的
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